Polityka Prywatności

Polityka prywatności – Phrenetech Ltd (działająca jako Funeral Experts)
Wersja: 2025.1 Ostatnia recenzja: Październik 2025 Następna recenzja: Październik 2026

Kim jesteśmy?
Phrenetech Ltd, działająca pod nazwą Funeral Experts („my”, „nas”, „nasz”), jest spółką prywatną zarejestrowaną w Anglii i Walii (numer spółki: 13302186) z siedzibą pod adresem 14 Cotton's Gardens, Londyn E2 8DN.
Jesteśmy Administratorem Danych Osobowych wszystkich danych osobowych i danych szczególnych kategorii zbieranych lub otrzymywanych w związku z usługą Funeral Experts.
W przypadku wszelkich spraw związanych z ochroną danych prosimy o kontakt z Jasonem Ghousem (dyrektorem generalnym i starszym właścicielem ds. ryzyka informacyjnego / inspektorem ochrony danych) pod adresem info@funeralexperts.com.

Cel przetwarzania
Zapewniamy pomoc w żałobie i wsparcie po śmierci rodzinom skierowanym przez NHS Trusts, władze lokalne i organizacje partnerskie. Przetwarzamy dane osobowe w celu:

• Odbieraj, rejestruj i zarządzaj skierowaniami

• Udzielanie wsparcia emocjonalnego, praktycznego i finansowego pogrążonym w żałobie rodzinom

• Komunikuj się z zespołami NHS i władz lokalnych w celu skoordynowania wsparcia

• Monitorowanie i audyt jakości usług oraz zgodności

• Zarządzaj naszym personelem i kontrahentami

• Obsługa naszej witryny internetowej i odpowiadanie na zapytania

 

Podstawa prawna przetwarzania
W przypadku danych osobowych opieramy się na artykule 6(1)(e) brytyjskiego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) – wykonywaniu zadań publicznych w interesie publicznym na podstawie umów o świadczenie usług zawartych z NHS i władzami lokalnymi.
W przypadku danych szczególnej kategorii (informacje dotyczące zdrowia, żałoby i opieki społecznej) opieramy się na artykule 9(2)(h) – przetwarzanie niezbędne do celów opieki zdrowotnej lub społecznej – zgodnie z Załącznikiem 1, Częścią 1 Ustawy o ochronie danych z 2018 r.
W przypadku, gdy osoby kontaktują się z nami bezpośrednio za pośrednictwem strony internetowej lub telefonicznie, poza formalną ścieżką skierowania, opieramy się na wyraźnej zgodzie (art. 6(1)(a) i 9(2)(a)). Zgodę można w dowolnym momencie wycofać, wysyłając wiadomość e-mail na adres info@funeralexperts.com.

Kategorie zbieranych danych
Gromadzimy i przetwarzamy: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, pokrewieństwo ze zmarłym, źródło skierowania, notatki dotyczące sprawy wsparcia, informacje dotyczące opieki zdrowotnej lub społecznej istotne w kontekście żałoby, a także nagrania rozmów telefonicznych i transkrypcje.
W przypadku pracowników i kontrahentów przetwarzamy dokumentację dotyczącą zatrudnienia i szkoleń w celach zarządzania.

Jak otrzymujemy informacje

• Z poleceń osób trzecich ^za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu lub zaszyfrowanego formularza online

• Bezpośrednio od osób prywatnych za pośrednictwem naszej strony internetowej lub infolinii

• Poprzez polecenia władz lokalnych lub organizacji partnerskich

 

Udostępnianie danych i podmioty przetwarzające
Udostępniamy dane wyłącznie upoważnionym partnerom NHS i władz lokalnych, zgodnie z formalnymi umowami o udostępnianiu danych i poziomie usług.

Na podstawie umowy korzystamy z usług zatwierdzonych podmiotów przetwarzających dane w celu przechowywania i zarządzania informacjami.

Wszyscy przetwarzający są związani umowami o przetwarzaniu danych i nie mogą używać danych w żadnym innym celu niż świadczenie usług na naszą rzecz.

Transfery międzynarodowe
W przypadku przetwarzania danych osobowych poza Wielką Brytanią lub EOG (na przykład przez Dialpad w związku z usługami transkrypcji), zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia na podstawie brytyjskiego dodatku do standardowych klauzul umownych UE lub innych prawnie zatwierdzonych mechanizmów.

Przechowywanie i usuwanie
Dokumentacja dotycząca żałoby i informacje o skierowaniach są przechowywane przez siedem lat od zamknięcia sprawy, zgodnie z wymogami zarządzania danymi NHS.

Dane dotyczące strony internetowej lub zapytań bezpośrednich przechowywane są maksymalnie przez dwa lata, chyba że zgoda zostanie wcześniej cofnięta.

Po upływie okresu przechowywania dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane, w tym także z kopii zapasowych, jeżeli jest to technicznie możliwe.

Środki bezpieczeństwa
Stosujemy kontrole organizacyjne i techniczne, w tym dostęp oparty na rolach, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, szyfrowanie danych w stanie spoczynku i podczas przesyłu, szkolenie personelu i rejestrowanie audytów.
Posiadamy certyfikat Cyber ​​Essentials Plus i posiadamy odpowiednie ubezpieczenie obejmujące ryzyko cybernetyczne i utratę danych.

Pliki cookie i analityka
Nasza strona internetowa używa niezbędnych plików cookie do działania oraz opcjonalnych plików cookie do celów analitycznych. Prosimy o zgodę przed umieszczeniem plików cookie, które nie są niezbędne. Szczegółowe informacje można znaleźć w naszej Polityce plików cookie.

Twoje prawa
Masz prawo do dostępu, sprostowania lub usunięcia swoich danych osobowych, ograniczenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania, żądania przeniesienia danych oraz cofnięcia zgody, jeśli taka zgoda jest wymagana.
Zapytania prosimy kierować na adres info@funeralexperts.com. Odpowiemy w ciągu miesiąca od otrzymania.

Reklamacje
Wszelkie wątpliwości możesz zgłaszać bezpośrednio do nas lub do Biura Komisarza ds. Informacji (ICO):
Biuro Komisarza ds. Informacji, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF Tel. 0303 123 1113 www.ico.org.uk

Aktualizacje zasad
Przeglądamy tę informację co roku oraz za każdym razem, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych. Zaktualizowane wersje są publikowane na naszej stronie internetowej z nowym numerem wersji i datą przeglądu.